Préparer votre dossier

Si vous ne parvenez pas à un accord avec la médiation, votre affaire passe à l’étape de l’audience. Vous devez alors rassembler tous vos éléments de preuve. Vos éléments de preuve peuvent être, par exemple :

• des documents;
• des photos;
• le témoignage oral à l’audience d’un témoin sous serment;
• une déclaration écrite, comme un affidavit;
• le témoignage d’une personne experte dans un domaine spécialisé.

Pour mieux vous préparer, lisez d’autres décisions qui concernent des faits et des questions similaires aux vôtres. Ainsi, vous serez familiarisé avec le déroulement d’une audience et avec la présentation d’arguments. Si vous voulez en apprendre plus, consultez la section sur comment rechercher des décisions du Tribunal et d’autres cours de justice.

Lors de la « gestion d’instance », le Tribunal collabore avec vous pour préparer votre dossier.

Le Tribunal a pour mandat de résoudre les plaintes de manière rapide, équitable et informelle. La gestion d’instance vise à rendre l’audience plus courte et à aider les parties à organiser leurs preuves.

Les parties doivent participer activement et être efficaces et raisonnables lors de la gestion d’instance. Tout le monde gagne à raccourcir l’audience.

Les documents envoyés par la Commission

Au début de la gestion d’instance, la Commission canadienne des droits de la personne (la Commission) vous envoie une liste de documents. Ces documents concernent la plainte initiale et peuvent être importants pour votre affaire devant le Tribunal. 

La conférence de gestion préparatoire

Le Tribunal organise des conférences de gestion préparatoires auxquelles participent toutes les parties. La conférence peut avoir lieu par téléphone ou par vidéo. Le membre du Tribunal chargé de votre dossier y participe. Un agent du greffe y assiste aussi. Si une personne vous représente, elle peut participer aux rencontres en votre nom, en votre absence. Vous pouvez aussi participer avec la personne qui vous représente.

Pendant la conférence, le membre du Tribunal vous encourage à vous mettre d’accord avec les autres parties sur les faits de votre affaire. Le membre du Tribunal travaille avec vous pour trouver des solutions aux problèmes et aux désaccords. Votre audience sera plus courte et plus simple si vous collaborez avec les autres parties durant la gestion d’instance.

À tout moment, vous pouvez demander une conférence de gestion préparatoire. 

Après chaque conférence, le Tribunal vous envoie un résumé de la rencontre.

Respectez les dates limites du Tribunal

Le membre du Tribunal fixe les dates limites. Quand le Tribunal vous demande des renseignements avant une certaine date, assurez-vous de respecter cette échéance. Notez ces dates pour bien organiser les prochaines rencontres ou audiences.

Comment dois-je m’adresser au membre du Tribunal?

Lors des premières rencontres, le membre vous explique comment l’adresser. En général, vous devez l’appeler « membre [Nom de famille] ».

Un « exposé des précisions », c’est quoi?

Selon les règles du Tribunal, vous devez préparer un exposé des précisions. Dans cet exposé, vous devez résumer comment vous pensez présenter votre cas lors de l’audience du Tribunal.

Le Tribunal vous envoie une lettre pour vous informer des dates limites à respecter pour soumettre votre exposé des précisions. Si vous avez besoin de plus de temps, communiquez avec l’agent du greffe.

Vous devez envoyer votre exposé des précisions aux autres parties et au Tribunal. Cet échange de renseignements et de documents s’appelle la « divulgation ». 

La divulgation se passe en quatre étapes:

1. La partie plaignante fournit son exposé des précisions.
2. La Commission peut ensuite écrire un exposé, si elle veut.
3. La partie intimée répond à l’exposé de la partie plaignante.
4. Les autres parties peuvent répliquer ou commenter l’exposé de la partie intimée.

Que devez-vous inclure dans l’exposé des précisions?

L’exposé des précisions doit inclure les cinq sections suivantes :

1. Faits : votre version de ce qui s’est passé
2. Questions juridiques : le type de discrimination que vous pensez avoir vécu
3. Réparations : ce que vous souhaitez qu’il se passe lorsque le Tribunal rendra sa décision
4. Listes de documents : une liste de tous les documents qui pourraient être pertinents pour votre cas, et une autre liste de documents que vous garderez confidentielle 
5. Liste des témoins : les noms des personnes que vous pensez appeler à témoigner et ce que vous pensez qu’ils diront

1. Faits

Dans cette section, vous devez expliquer votre version des événements qui sont à l’origine de la plainte. Décrivez ce qui s’est passé en répondant aux questions suivantes :

• Qui était impliqué?
• Quels ont été les gestes posés? 
• Quand est-ce que les faits se sont produits?
• Où les faits se sont-ils produits?
• Comment avez-vous été discriminé? 

Numérotez chaque paragraphe pour que l’autre partie puisse facilement faire référence à vos points dans sa réponse.

2. Questions juridiques 

Au Canada, il est interdit de discriminer une autre personne pour un des motifs prévus dans la Loi canadienne sur les droits de la personne (la Loi). Par exemple, le sexe, la race et la déficience sont parmi ces motifs. Dans cette section de votre exposé des précisions, vous devez expliquer comment la Loi s’applique aux événements que vous décrivez.

3. Réparation

Si le Tribunal conclut qu’il y a eu discrimination, il peut rendre une « ordonnance » contre la partie intimée, c’est-à-dire la personne ou l’organisation responsable. L’objectif de cette ordonnance est de « réparer » ou d’aider à réparer les dommages causés à la victime. Les types de réparation possibles sont cités à l’article 53 de la Loi.

Ce que le Tribunal peut ordonner à une personne de faire

• Arrêter la discrimination et prendre des mesures pour empêcher qu’elle se reproduise.
• Accorder à la victime les droits, chances ou avantages qui lui ont été refusés.
• Payer à la victime la perte de salaire causée par la discrimination.
• Rembourser à la victime les frais qu’elle a dû payer pour avoir les biens, les services ou les installations ou moyens d’hébergement qui lui ont été refusés en raison de la discrimination.
• Payer jusqu’à 20 000 $ à la victime pour le préjudice moral (les dommages psychologiques) causé par la discrimination.
• Payer jusqu’à 20 000 $ à la victime si la discrimination était « délibérée ou inconsidérée ».
• Payer à la victime des intérêts sur les indemnités financières ordonnées par le Tribunal.

Le Tribunal ne peut pas ordonner à l’autre partie de vous rembourser vos frais juridiques

Si vous avez engagé une personne pour vous représenter et que le Tribunal tranche en votre faveur, il ne peut pas ordonner à l’autre partie de rembourser vos frais juridiques. 

4. Listes de documents

La divulgation consiste à échanger des documents avec les autres parties avant l'audience. Elle vous aide à comprendre la position des autres parties. 

Dans votre exposé des précisions, faites deux listes : 

• une liste des documents à fournir aux autres parties;
• une autre liste des documents confidentiels à garder pour vous-même.

1.  Liste des documents à fournir aux autres parties (non privilégiés)

Énumérez tous les documents qui peuvent être pertinents pour votre affaire. Assurez-vous d’inclure tous les documents que vous avez initialement fournis à la Commission. Vous devez envoyer une copie de chaque document et votre exposé des précisions aux autres parties. 

Si vous doutez de la pertinence d’un document, ajoutez-le quand même à la liste. Sachez qu’un document qui n’est pas sur la liste peut être inutilisable à l’audience. 

À savoir : Un document devient une preuve seulement lorsque vous le présentez lors de l’audience.

2. Liste des documents « privilégiés »

Énumérez tous les documents concernant votre affaire que vous ne fournissez pas aux autres parties. Ces documents sont considérés « privilégiés » (à l’égard desquels un privilège de non-divulgation est invoqué) et comprennent :

• les communications liées à la plainte entre vous et votre avocat ou un autre représentant;
• les notes que vous avez préparées pour l’audience à venir;
• toute communication échangée pendant la médiation ou concernant une entente. 

Pour vous guider, consultez ces exemples de listes de documents.

5. Liste des témoins 

Un témoin est une personne qui peut aider à prouver un point soulevé dans le dossier. Faites une liste de toutes les personnes que vous souhaitez appeler comme témoin à l’audience. Si un témoin n’est pas sur votre liste, il pourrait ne pas être autorisé à témoigner.

Pour chaque témoin, préparez un résumé de ce que vous pensez qu’elle dira à l’audience. La partie plaignante et la partie intimée sont généralement des témoins clés pendant l’audience. Assurez-vous donc d’inclure un bref résumé de ce que vous direz.

Pour vous guider, consultez ces exemples de listes de témoins et de résumés. 

À qui dois-je envoyer quels documents?

Lorsque vous avez terminé de préparer vos documents, suivez les étapes suivantes : 

1. Envoyez ces documents au Tribunal :
   • votre exposé de précision;
   • votre liste de documents;
   • votre liste de témoins et les résumés de leurs témoignages.
2. Envoyez ces documents aux autres parties :
   • votre exposé de précision;
   • votre liste de documents;
   • votre liste de témoins et les résumés de leurs témoignages;
   • des copies de vos documents non privilégiés.

N’envoyez à personne vos documents privilégiés.

Si, plus tard, vous trouvez un autre document que vous considérez comme pertinent, suivez ces étapes :

1. Mettez à jour votre liste de documents. 
2. Envoyez la liste à jour et une copie du document aux autres parties.
3. Envoyez seulement la liste à jour au Tribunal. 

Attendez avant d’envoyer les copies de vos documents au Tribunal. Nous vous contacterons quand il sera temps de le faire.

Comment puis-je « signifier » des documents aux autres parties?

Le terme juridique « signifier » veut dire fournir aux autres parties des copies de vos documents. Les règles du Tribunal vous autorisent à signifier la plupart des documents par courriel.

Vous pouvez aussi le faire par d’autres moyens :

• Courrier ordinaire (gardez une preuve de la date d’envoi)
• En mains propres (demandez un reçu)
• Courrier recommandé (conservez votre reçu)
• Télécopieur, pour les documents d’au plus 20 pages (conservez une preuve de la transmission)
• Service de messagerie (conservez votre reçu)
• Huissier : Cette personne est formée pour signifier des documents. Elle doit vous remettre un « affidavit » ou une « attestation » de signification ou notification).

Comment puis-je prouver avoir signifié un document?

Si une des autres parties affirme ne pas avoir reçu un document, vous devez prouver que vous l’avez envoyé. Voici quelques exemples de preuves :

• La copie « envoyée » d’un courriel
• La preuve d’une transmission par télécopieur
• Le reçu d’un courrier recommandé ou d’un service de messagerie
• L’« affidavit » ou l’« attestation » de signification ou notification d’un huissier

Comment puis-je déposer un document auprès du Tribunal?

Le mot « déposer » veut dire présenter un document au Tribunal.

En général, le Tribunal demande aux parties de déposer des documents par courriel à l’adresse suivante : registry.office@chrt-tcdp.gc.ca.

Vous pouvez aussi déposer des documents au bureau du greffe du Tribunal :

• en personne;
• par service de messagerie;
• par courrier;
• par télécopieur.

La partie plaignante et la Commission peuvent répliquer par écrit à l’exposé des précisions de la partie intimée. Il est important de le faire si la partie intimée a soulevé de nouveaux points auxquels vous devez répondre.

Votre réplique doit porter uniquement sur les nouveaux points. Évitez de répéter tout ce que vous avez dit dans votre exposé des précisions. 

Pour vous guider, consultez des exemples d'une réplique à l'exposé des précisions de la partie intimée.

J’ai un nouveau document à l’appui de ma réplique : que dois-je faire?

Si vous avez de nouveaux documents à l’appui de votre réplique, suivez ces étapes :

1. Énumérez les nouveaux documents dans votre réplique.
2. Mettez à jour la liste des documents dans votre exposé des précisions. 
3. Envoyez la liste à jour et une copie du document aux autres parties.
4. Envoyez seulement la liste à jour au Tribunal. 

Attendez que le Tribunal vous contacte avant de lui envoyer une copie.

Pour vous guider, consultez des exemples de répliques écrites par des parties plaignantes.

Les parties se présentent au Tribunal parce qu’elles sont en désaccord, mais souvent, elles sont d’accord sur plusieurs points. Un exposé conjoint des faits est une liste de points sur lesquels toutes les parties sont d’accord. 

Cet exposé vous aide à économiser du temps pendant l’audience, car vous n’avez pas besoin de prouver les faits acceptés par tous. Une fois que tout le monde a fourni son exposé des précisions, comparez le vôtre avec ceux des autres parties. Essayez de trouver des points sur lesquels vous semblez être d’accord avec l’autre partie ou du moins où vous pourriez l’être. Pour ce faire, le membre du Tribunal vous encouragera à communiquer avec les autres parties et à discuter sur ces points.

Par exemple, vous pourriez tous être d’accord sur la date de congédiement de la partie plaignante. Vous pourriez également être d’accord sur la somme d’argent que la partie plaignante aurait reçu si elle n’avait pas été congédiée. 

Vous pouvez déposer un exposé conjoint des faits auprès du Tribunal à tout moment, avant le début de l’audience.

Un témoin « expert » est un spécialiste avec des connaissances dans un domaine particulier qui peut aider le Tribunal à comprendre une question technique. Par exemple, un médecin peut témoigner d’un problème de santé et une comptable peut témoigner d’une perte de revenus. Cette personne est neutre. 

Bien que le Tribunal n’oblige pas la présence de témoins experts, vous avez le droit d’en appeler. Les témoins experts sont généralement rémunérés. Par conséquent, si vous en appelez un, vous devez le payer, même si le Tribunal décide en votre faveur. 

Préparer un rapport d’expertise

Il arrive que le témoin expert témoigne pendant l’audience. Que la personne experte témoigne pendant l’audience ou non, elle doit préparer un « rapport d’expertise ». 

Ce rapport détaille l’opinion de la personne experte et doit inclure ces informations :

• le nom, l’adresse et le curriculum vitae du témoin expert;
• les raisons qui expliquent comment sa formation et son expérience lui permettent de témoigner;
• des détails concernant ce que le témoin expert dira et les faits sur lesquels son opinion s’appuie;
• sa signature.

Envoyer le rapport d’expertise

Le Tribunal fixera la date limite à laquelle vous devrez transmettre le rapport d’expert aux autres parties et au Tribunal.

Il peut arriver que vous soyez en désaccord avec les autres parties sur des éléments qui ne sont pas liés à ce qui est contenu dans la plainte. Par exemple :

• Une partie pense que l’autre devrait partager d’autres renseignements.
• La partie plaignante veut modifier quelque chose dans sa plainte.
• Une partie veut ajouter d’autres parties à l’affaire. Par exemple, la partie plaignante veut ajouter une autre partie intimée. 
• Une partie peut demander que plusieurs plaintes reliées soient traitées en même temps. 

Vous pouvez essayer de résoudre certaines questions avec les autres parties. Si vous n’arrivez pas à un accord, demandez à parler au membre du Tribunal affecté à votre affaire dès que possible. Souvent, le membre peut vous aider à résoudre les questions de manière informelle, ce qui est plus simple et plus rapide. 

Si vous ne parvenez pas à résoudre la question de manière informelle, ce qui est plus simple et plus rapide, vous pouvez demander au Tribunal de décider. Ce type de demande s’appelle « requête ».  

Si vous décidez de déposer une requête, la décision finale sera retardée. Chaque partie doit pouvoir présenter ses arguments sur la requête, par écrit ou lors d’une conférence. Par conséquent, le Tribunal peut prendre jusqu’à trois mois pour rendre sa décision sur la requête.

Utilisez cette liste pour vous assurer de suivre toutes les étapes nécessaires à la préparation de votre dossier.