Directive relative à la pratique : Enregistrement des audiences, recours à des sténographes judiciaires et transcriptions

Le Tribunal enregistre généralement ses audiences. Les parties et le public peuvent demander une copie électronique de l’enregistrement audio en écrivant au greffe. Le Tribunal fait très rarement transcrire (faire une copie écrite de) l’enregistrement audio. Le Tribunal n’enregistre ni ne transcrit jamais les médiations.

Lorsque le Tribunal a rendu une ordonnance de confidentialité, l’accès à l’enregistrement est assujetti aux modalités de l’ordonnance. Dans ce cas, il sera peut-être impossible de fournir une copie complète de l’enregistrement aux membres du public.

Une partie, la personne qui représente une partie ou une personne membre des médias peut, avec l’autorisation du ou de la membre, enregistrer une audience pour compléter ses notes ou pour tenir compte d’un motif de distinction illicite selon la Loi canadienne sur les droits de la personne. L’enregistrement ne peut être utilisé que pour la prise de notes et ne doit pas être rendu public ni communiqué à des tiers. Cet enregistrement ne fera pas partie du dossier de l’instance du Tribunal. Il ne peut pas être utilisé à l’appui d’une demande de contrôle judiciaire sans l’autorisation de la cour. Il est interdit aux membres du public, autres que les médias, d’enregistrer les audiences du Tribunal.

Une partie peut demander au ou à la membre l’autorisation d’avoir recours à un service de sténographie judiciaire lors de l’audience. Si le ou la membre l’autorise, la partie est responsable de conclure un marché avec un service de sténographie judiciaire officiel et de le rémunérer pour ses services. Si la partie a l’intention d’utiliser la transcription préparée par le service de sténographie, elle doit fournir des copies au Tribunal et aux autres parties à ses propres frais. Une copie de cette directive devrait être fournie au service de sténographie judiciaire.

L’enregistrement audio numérique du Tribunal demeure la référence officielle de ce qui a été dit lors de l’audience. Selon la règle 47 des Règles de pratique du Tribunal canadien des droits de la personne (2021), une transcription fournie au Tribunal fera partie du dossier de l’instance et le public pourra y avoir accès, sous réserve des modalités de toute ordonnance de confidentialité.

Les modalités d’une ordonnance de confidentialité peuvent rendre très difficile, voire impossible, la fourniture d’une transcription ou d’un enregistrement audio pertinent. Lorsqu’une ordonnance de confidentialité est en vigueur, le Tribunal procède à un examen minutieux de l’enregistrement et de la transcription pour caviarder (retirer) les informations visées par l’ordonnance de confidentialité. Les membres du public devraient comprendre que le Tribunal aura besoin de temps pour produire une transcription caviardée exacte et que ce service ne peut pas être obtenu le jour même. Le Tribunal examinera ces demandes au cas par cas. 

Certaines audiences se déroulent virtuellement au moyen de plateformes de vidéoconférence (par exemple, Zoom). Dans ces cas, une fonction de la plateforme convertit généralement de la parole en texte. Ce texte n’est pas fiable, ne constitue pas une transcription de l’audience et ne fait pas partie du dossier officiel. Il peut être mis à la disposition des parties uniquement pour les aider à écouter ou à suivre les enregistrements audio officiels. Cependant, la décision d’autoriser ou de refuser l’accès à ce texte ne relève que du pouvoir discrétionnaire du ou de la membre, qui tiendra compte des circonstances relatives à l’affaire. Les membres du public ne pourront pas y avoir accès.